Establecer los criterios y actividades para la gestión, control y trazabilidad de los bienes adquiridos por el Sanatorio, desde su solicitud y recepción hasta su asignación, mantenimiento, inventario, transferencia, baja patrimonial y disposición física.

El manual busca asegurar que los bienes se encuentren correctamente identificados, registrados, asignados y controlados durante todo su ciclo de vida, garantizando el uso adecuado de los recursos institucionales.

Este manual aplica a los bienes adquiridos por el Sanatorio que se clasifiquen como Activos fijos o Bienes de terceros.

El proceso comienza con la identificación de una necesidad de adquisición de un bien. El coordinador genera la solicitud del bien a la Gerencia correspondiente a través del Formulario de solicitud de compra y alta patrimonial.

Cuando la adquisición solicitada involucre equipos, sistemas, bienes tecnológicos, instalaciones, infraestructura u otros bienes que requieran conocimientos técnicos especializados, el área solicitante deberá requerir, según corresponda, el asesoramiento de las áreas de apoyo competentes, tales como Ingeniería Clínica, Mantenimiento, Tecnologías de la Información y Comunicación, Control y Prevención de Infecciones u otras áreas técnicas pertinentes.

El asesoramiento técnico deberá ser solicitado a fin de verificar, entre otros aspectos, la adecuación del bien a la necesidad planteada, compatibilidad con los recursos e infraestructura disponibles, requisitos técnicos mínimos, condiciones de instalación, mantenimiento, seguridad, conectividad, interoperabilidad y demás aspectos necesarios para garantizar su correcta incorporación y funcionamiento.

El área técnica consultada podrá emitir recomendaciones, establecer especificaciones o requisitos técnicos, evaluar alternativas y participar, cuando corresponda, en la validación técnica de las propuestas recibidas.

La intervención de las áreas de apoyo deberá quedar documentada como parte del proceso de solicitud, anexando el informe al Formulario de solicitud de compra y alta patrimonial en el momento de la solicitud. En el caso de que la solicitud se trate de adquisición de equipamiento médico, Ingeniería Clínica deberá anexar el formulario SAEM a la solicitud.

Todo bien que se clasifique como Activo fijo debe ser presentado a votación de Comisión Interna. Para ello, deberán presentarse todos los formularios de solicitud de compra y alta patrimonial recibidos durante el periodo transcurrido desde la última reunión, adjuntando idealmente más de un presupuesto al formulario, para analizar la solicitud y determinar su aprobación o rechazo. La decisión queda documentada en el acta.

Solicitud aprobada: continúa el proceso de adquisición y posterior recepción.

Solicitud pendiente: se posterga la solicitud hasta próxima evaluación.

Solicitud denegada: se registra la decisión y finaliza el proceso.

La decisión adoptada será comunicada por la Gerencia al solicitante una vez votada. Las solicitudes pendientes deberán ser presentadas a la Comisión Interna para próximas evaluaciones.

Una vez aprobada la solicitud, la Gerencia correspondiente coordinará y gestionará el proceso de adquisición, incluyendo la compra y gestión de pagos con Tesorería, la formalización y firma de contratos, así como la elaboración, gestión y resguardo de toda la documentación relacionada que pudiera generarse. Registrará y anexará toda la documentación generada al formulario de solicitud de compra y alta patrimonial y lo dejará a disposición del coordinador responsable de la recepción y verificación del bien.

La recepción del bien es responsabilidad del coordinador solicitante. En el caso de tratarse de equipamiento médico, el proceso debe ser apoyado por Ingeniería Clínica. Cuando se detecten diferencias, daños, faltantes o incumplimientos, el Coordinador deberá gestionar la correspondiente observación o reclamo antes de continuar con el alta patrimonial.

Si la recepción del bien es conforme con la solicitud inicial, el coordinador deberá registrar en el Formulario de solicitud de compra y alta patrimonial el número de serie u otro identificador del bien recibido y remitirlo al departamento de Contabilidad. Una vez recibido conforme, el bien pasa a ser asignado al departamento solicitante.

Una vez verificado el bien, el coordinador remitirá el Formulario de solicitud de compra y alta patrimonial con la documentación anexa referida en el formulario al departamento de Contabilidad para determinar su tratamiento patrimonial de acuerdo con los criterios contables establecidos por la Gerencia Financiera.

Los bienes adquiridos por el Sanatorio Adventista de Hohenau se clasifican en:

1. Activos fijos
2. Bienes de terceros (incluye consignaciones)
3. Bienes de bajo valor/gasto

Cuando el bien se clasifica como Activo fijo o Bien de tercero, pasará al Listado de Inventario Patrimonial del SAH. En casos en que se considere que un bien debe formar parte del listado, y no corresponda a activo fijo o bienes de tercero, será agregado como bienes de bajo valor/gasto según criterio de Contabilidad. El bien debe quedar registrado indicando:

• Descripción del bien
• Clasificación (activo fijo, bien de tercero, bajo valor/gasto)
• Categoría (solo para activos fijos para calcular el tiempo de depreciación)
• Valor de adquisición
• Número de factura
• Fecha de alta
• Número de serie
• Código patrimonial
• Departamento asignado
• Fecha de asignación (fecha de recepción)

Registrar además si está etiquetado y si corresponde a proceso de inventario físico anual.

Una vez realizado el alta patrimonial, se imprimirá la etiqueta de identificación con el código patrimonial asignado y se coordinará con el responsable asignado la colocación de la misma en el bien. En el momento del etiquetado, deberá verificarse que el número de serie del bien (en los casos que corresponda) coincida con el registrado en el Listado de Inventario Patrimonial del SAH.

En el caso de bienes intangibles, deberá establecerse un mecanismo alternativo de identificación.

El bien identificado es asignado al departamento solicitante. El responsable que recibe el bien deberá asumir su custodia y utilización adecuada.

Ningún bien deberá ser trasladado de manera permanente sin la correspondiente actualización de su registro patrimonial. La comunicación del traslado será responsabilidad del Coordinador a quien se encuentre asignado el bien, quien deberá informar a Contabilidad mediante el Formulario de Movimientos, a fin de mantener actualizada la información relativa a su ubicación y/o responsable.

El coordinador responsable del bien, deberá acompañar los mantenimientos preventivos y correctivos, con el apoyo del equipo de Ingeniería Clínica (según MAN-InC-02) o Mantenimiento u otros, según corresponda, para garantizar su correcto funcionamiento.

Cada coordinador de sector será responsable de realizar controles periódicos de los bienes asignados a su área. Auditoría Interna incluirá la verificación de este proceso dentro de su Plan Anual de Auditoría. El inventario debe permitir verificar:

• Existencia física
• Identificación patrimonial
• Correspondencia con los registros (números de serie)
• Responsable asignado
• Estado de conservación

Las diferencias detectadas deberán ser notificadas a Contabilidad y gestionadas.

El coordinador tendrá acceso al listado de bienes asignados y será responsable de verificar que la información contenida en el listado es correcta y que el bien está correctamente asignado. En ese caso, confirma el registro o realiza las acciones según el caso.

Cuando un bien deja de ser útil, presenta deterioro significativo, resulta obsoleto, se pierde o se encuentra en otra situación que justifique su baja, el coordinador genera la solicitud de baja enviando el Formualrio de Baja Patrimonial a la Gerencia del área. En los casos que corresponda, la solicitud de baja debe ser gestionada a través del área técnica correspondiente. Las solicitudes de baja serán presentadas periódicamente a la Comisión Interna para ser evaluadas.

La Comisión Interna analiza la solicitud y determina si corresponde aprobar la baja. Un bien no puede ser retirado definitivamente del patrimonio ni dispuesto físicamente sin la correspondiente autorización de baja. También definirá el destino del bien y el responsable de la disposición final. Deberá registrar lo determinado en el apartado Estado de la solicitud y remitir el documento a la gerencia correspondiente.

La gerencia correspondiente derivará el Formulario de Baja Patrimonial al departamento de Contabilidad, que procederá a registrar la baja en el Listado de Inventario Patrimonial del SAH, registrando el número de voto correspondiente, y dará aviso de la baja patrimonial al responsable de la disposición final.

Una vez efectuada la baja patrimonial, el responsable de la disposición final realizará dicho proceso según lo determinado en Comisión Interna. Para ello podrá consultar a la Gerencia correspondiente acerca del destino del bien. En los casos de descarte, deberá considerarse las características y la naturaleza del bien, a fin de garantizar su disposición final de manera adecuada y conforme a la normativa vigente.